Implantation dans votre organisation

La première chose à faire pour assurer que le projet voit concrètement le jour est de nommer une personne désignée, qui agira à titre de responsable du projet d’implantation. Cela peut être un gestionnaire ou une personne des ressources humaines dans votre organisation.

Cette personne doit se poser certaines questions sur la situation actuelle de l’organisation. 

• Quels sont les enjeux RH dans mon organisation ?
• Avons-nous oui ou non un problème d’attractivité de la main-d’œuvre ?
• Avons-nous oui ou non un problème de rétention du personnel ?
• Est-ce que notre offre de rémunération globale est à la hauteur des attentes de nos employés ?
• Est-ce que notre offre de rémunération globale nous permet de nous différencier par rapport au marché concurrentiel ?
• Quels seront nos défis RH au cours des prochains mois / prochaines années ? 
• Avons-nous la volonté et les ressources pour améliorer notre situation actuelle ?
• Croyons-nous vraiment qu’une meilleure conciliation travail-vie personnelle et la mise en place de pratiques appréciées par nos employés peuvent faire la différence ?
• Sommes-nous prêts comme équipe de direction à y mettre les énergies nécessaires pour que nos « bottines suivent nos babines » ?

La prochaine action est de créer un comité de conciliation travail-vie personnelle.

Voici quelques éléments importants à tenir compte :

• Définissez les rôles et les responsabilités du comité (ex. réflexion sur les pratiques, identification des difficultés, recommandations de solutions possibles, estimation des coûts, communication aux employés, suivi et évaluation des pratiques, etc.)

• Déterminez les règles de fonctionnement du comité (ex. rencontres régulières au début, rencontres trimestrielles la première année, ensuite rencontres semestrielles, etc.)

• Déterminez les règles de confidentialité, ce qui peut être communiqué aux autres employés ou non. Chaque membre du comité doit signer ces règles de confidentialité.

• Faites appel à des employés volontaires qui désirent s’impliquer au sein du comité et choisissez aussi des employés précis que vous aimeriez qu’ils soient présents.

• Assurez-vous d’y inclure le responsable du projet d’implantation qui peut agir à titre d’animateur et de soutien à la démarche (VOUS ?). Cette personne doit avoir l’humilité de laisser place aux autres membres du comité pendant les discussions. Un autre gestionnaire peut jouer davantage le rôle de contenu en apportant le point de vue financier et les objectifs de l’organisation. 

• S’il est difficile de concilier le rôle de responsable du projet et d’animation des rencontres, faire appel à une personne externe pour jouer le rôle d’animateur peut devenir une bonne solution à court terme. Plusieurs consultants RH peuvent aussi jouer ce rôle.

• Tenez compte de la représentativité de l’ensemble des employés (ex. hommes vs femmes, temps plein vs temps partiel, diverses réalités familiales, etc.).

• Assurez-vous d’avoir un maximum de huit(8) personnes au sein du comité. Au-delà de ce nombre, il est difficile d’obtenir des discussions efficaces et une certaine unanimité. Le chiffre idéal étant 6 ou 7 personnes incluant l’animateur et un gestionnaire, laissant ainsi 4 ou 5 employés représentatifs de l’organisation.

L’objectif ici sera d’identifier les défis auxquels vous aurez à faire face et les points à améliorer dans votre organisation. D’abord, en créant rapidement une première rencontre du comité pour lancer votre projet d’implantation.

• Faites part du rôle et des responsabilités précises du comité et remerciez vos employés de s’impliquer dans la démarche.

• Faites part de vos attentes et des objectifs à atteindre.

• Précisez les règles de fonctionnement, le calendrier des rencontres et les règles de confidentialité.

• Faites-les réfléchir sur la situation actuelle et comparez leur analyse à la vôtre.

• Identifiez les informations manquantes et celles qui seraient utiles de valider auprès des employés.

• Identifiez les indicateurs à la fin du projet qui serviront à évaluer la performance de l’implantation de certaines pratiques.

• Donnez de la documentation à lire pour la seconde rencontre (la vraie première rencontre de travail). Par exemple, ils peuvent prendre connaissance de documents sur l’importance des pratiques de conciliation travail-vie personnelle comme le microsite actuel commercefunambule.com

• Fixez clairement les prochaines rencontres avec le travail à accomplir, dont la validation du questionnaire auprès des employés.

Ensuite, sondez vos employés afin de mieux comprendre les besoins et les attentes en ce qui concerne la conciliation travail–vie personnelle.

• Vous pouvez préparer un sondage écrit ou sur le web avec une date précise pour le compléter. Vous pouvez même y ajouter un incitatif au besoin.

• Vous pouvez faire des entrevues individuelles avec des employés ciblés.

• Vous pouvez également inviter certains employés à participer à une activité de brainstorming avec certains membres du comité pour échanger des points de vue. 

L’objectif étant ici de trouver des solutions, prenez un temps de réflexion en comité pour discuter des résultats obtenus à la suite de l’enquête auprès des employés.

• Faites le recensement des opinions émises par les employés.
• Faites le recensement des discussions au sein du comité.
• Classifiez les informations selon certaines thématiques, certaines pratiques. Ce classement vous aidera à réaliser des constats plus éclairants.
• Présentez ces résultats au comité pour favoriser la réflexion.
• Faites des liens entre certains résultats obtenus auprès des employés à la suite du sondage et les indicateurs à atteindre à la fin du projet.

Faites part au comité des ressources disponibles pour donner une meilleure idée de la marge de manœuvre financière pour la mise en place de nouvelles pratiques.

• Quelles sommes d'argent semblent disponibles pour améliorer les pratiques actuelles ? Présentez une idée en dollars ou en % des coûts de main-d’œuvre ou en % d’augmentation de la masse salariale.
• Quelles pratiques semblent avoir davantage d’impact financier / moins d’impact ? Donnez des chiffres d’une ou de plusieurs mesures pour présenter une valeur approximative selon le nombre d’employés touchés.
• Quelles pratiques seraient plus faciles à mettre en place rapidement /moins rapidement ?
• Quelles pratiques actuelles pourraient être enlevées pour distribuer les sommes disponibles autrement ?
• Quelles pratiques sont plus susceptibles d’avoir un impact sur certains indicateurs de fin de projet
• Quelles sont les pratiques impossibles à considérer à court terme pour des raisons strictement financières ?

Discriminez en comité les différentes pratiques selon les objectifs poursuivis et réaliser un choix final des pratiques de conciliation travail – vie personnelle et avantages sociaux à mettre en place dans votre organisation (décision par la direction et/ou comité).

• Prenez le temps de définir pourquoi une pratique a été choisie au détriment d’une autre en lien avec les objectifs généraux qui sont poursuivis. 

• Documentez chaque pratique d’une définition claire, des champs d’application pour certains employés ciblés ou pour tous les employés.

• Élaborez une estimation des coûts pour chaque pratique retenue et des ressources financières maximales qui lui seront allouées.

Définissez ensuite un calendrier de mise en œuvre et définissez en comité une stratégie de communication auprès de tous les employés.

• Quelles pratiques seront mises de l’avant au cours des prochains mois et d’autres retardées?
• Comment communiquer ces pratiques aux employés afin de s’assurer de leur compréhension et que les employés en profitent vraiment?
• Quels seront les messages véhiculés, quels seront les moyens de communication utilisés et comment arrimer cette communication au développement de la marque employeur sein de l'organisation?
• Enfin, qui s’occupera du montage final des outils de communication?

Comme il s’agit de respecter les engagements qui ont été pris précédemment par le comité, les principales actions seront de mettre en œuvre ce qui a été élaboré à l’étape précédente :

• Mettez en application vos engagements selon les échéanciers qui ont été définis.
• Assurez une communication transparente et continue auprès des employés.
• Faites la promotion des pratiques de conciliation travail-vie personnelle afin d’atteindre un taux de participation souhaité de la part des employés.
• Faites des rencontres régulières avec le comité pour discuter de la satisfaction des employés et pour y apporter des correctifs au besoin.

Comme à cette dernière étape, il est important de bien évaluer les effets escomptés, il est important de bien mesurer les résultats selon les indicateurs qui avaient été fixés au départ.

• Documentez les résultats selon des indicateurs « objectifs » comme le taux de roulement, le taux d’absentéisme, le coût de certaines mesures, le nombre de personnes qui se sont prévalues des pratiques, le nombre de postes vacants, etc.

• Discutez en comité de l’impact des pratiques de conciliation travail- vie personnelle sur des indicateurs plus « subjectifs » comme le sentiment d’appartenance à l’organisation, le taux de satisfaction de la clientèle, le niveau de stress au travail, les raisons de départ de l’organisation et autres. Certaines mesures peuvent avoir un impact plus important sur le climat de travail sans pour autant coûter une fortune.

Vérifier si les pratiques sont déployées de façon équitable et selon les paramètres financiers qui avaient été établis au départ.

• Est-ce que certaines pratiques sont plus coûteuses que prévues?
• Est-ce que certaines pratiques servent bien les objectifs selon certains employés?
• Est-ce toujours les mêmes employés à bénéficier des différentes pratiques? 
• Est-ce que certains employés exagèrent dans leur usage? 
• Selon le contexte concurrentiel, est-ce que certaines mesures doivent être ajoutées ou abandonnées? 
• Et si oui, quels seront les impacts sur certains employés?

Assurer une communication continue des ajustements.

• Existe-t-il des résultats qui peuvent être communiqués ?
• Certaines pratiques non utilisées mériteraient-elles d’être mieux expliquées ?
• Certaines pratiques doivent-elles être mieux présentées par l'entreprise car son implantation n’est pas conforme aux attentes ?

Afin d’assurer une continuité dans l’atteinte des objectifs, nous proposons que vous puissiez refaire les étapes 1 à 5 en boucle une fois aux trois ans ou à plus grande fréquence selon l’évolution du marché.